Rozwój elektromobilności w Polsce przyspiesza z roku na rok. Wraz z rosnącą liczbą stacji ładowania pojazdów elektrycznych coraz większego znaczenia nabiera proces odbioru technicznego i formalnego dopuszczenia urządzeń do eksploatacji. W praktyce, to właśnie na etapie współpracy z Urzędem Dozoru Technicznego (UDT) najczęściej pojawiają się opóźnienia. Nie wynikają one z braku dobrej woli inspektorów, lecz z niekompletnej lub chaotycznie przygotowanej dokumentacji składanej wraz z wnioskiem o badanie.
Aby temu zapobiec, UDT zapowiedział w 2025 roku ujednolicenie sposobu nazewnictwa i porządkowania plików. Celem jest przyspieszenie weryfikacji dokumentów oraz skrót czasu oczekiwania na wyznaczenie terminu badania.
To ważny krok – nie tylko dla instalatorów i wykonawców, ale także dla inwestorów i operatorów, którzy chcą szybciej oddać stację do użytkowania.
Dlaczego dokumentacja jest tak istotna?
Wniosek o przeprowadzenie badania technicznego stacji ładowania to nie zwykła formalność. To dokument, który potwierdza, że dana instalacja spełnia wszystkie wymagania bezpieczeństwa i zgodności z przepisami.
1. Podstawa prawna
Zgodnie z ustawą o elektromobilności i paliwach alternatywnych oraz z rozporządzeniem Ministra Energii z 26 czerwca 2019 r. w sprawie wymagań technicznych dla stacji ładowania – każda stacja ładowania oraz punkt ładowania, który jest elementem infrastruktury publicznej, musi przejść pozytywne badanie techniczne UDT przed rozpoczęciem eksploatacji.
Bez tego dokumentu stacja nie może zostać uruchomiona.
2. Rola dokumentacji w procesie badania
Pierwszym etapem badania technicznego jest weryfikacja poprawności i kompletności dokumentów. Dopiero po jej zakończeniu urząd planuje wizytę inspektora i ustala termin badania.
Jeśli dokumentacja jest niekompletna, nieczytelna lub niepoprawnie opisana – proces zostaje wstrzymany, a inwestor traci cenny czas.
W praktyce to często oznacza nawet kilkutygodniowe opóźnienie uruchomienia stacji.
Nowe wytyczne UDT – jednolity system nazewnictwa załączników
W ostatnich tygodniach Urząd Dozoru Technicznego przesłał wykonawcom i operatorom komunikat, w którym wskazuje zalecane nazewnictwo plików załączanych do wniosków składanych w portalu eUDT.
Wytyczne te są zgodne z Rozdziałem 5 rozporządzenia w sprawie warunków technicznych dla stacji ładowania i stanowią oficjalny standard dokumentacji technicznej.
Poniżej znajduje się lista zgodna z komunikatem UDT:
- dokumenty_rejestrowe + pełnomocnictwo
- deklaracja_zgodności
- instrukcja_eksploatacji / instrukcja_obsługi / instrukcja_serwisowa
- poświadczenie_montażu
- pomiary i kopia_kwalifikacji_(za zgodność) / protokoły / kopia_kwalifikacji
- opis_miejsca_usytuowania
- schemat_zasilania
- protokół_odbioru_instalacji lub protokół_odbioru_przyłącza
- opinia_ppoż
- zdjęcie_tabliczki_znamionowej
- zdjęcie_urządzenia
Co oznacza każdy z tych dokumentów?
Poniżej znajdziesz szczegółowe omówienie każdego elementu wraz z praktycznymi wskazówkami.
1. Dokumenty rejestrowe + pełnomocnictwo
Zawierają dane identyfikacyjne podmiotu odpowiedzialnego za eksploatację urządzenia (np. operatora, inwestora). W przypadku składania wniosku przez firmę trzecią konieczne jest pełnomocnictwo podpisane przez inwestora.
Wskazówka: najlepiej połączyć oba dokumenty w jeden plik PDF o nazwie „1.dokumenty_rejestrowe+pełnomocnictwo.pdf”.
2. Deklaracja zgodności
Dokument wystawiany przez producenta stacji ładowania, potwierdzający zgodność urządzenia z dyrektywami UE (np. LVD, EMC, RED) oraz odpowiednimi normami.
To podstawowy dowód, że urządzenie spełnia wymogi bezpieczeństwa.
Wskazówka: jeśli stacja składa się z kilku modułów (np. moduł sterujący + moduł mocy), dołącz deklaracje dla każdego z nich.
3. Instrukcja eksploatacji / obsługi / serwisowa
Opisuje zasady bezpiecznego użytkowania, konserwacji i serwisowania urządzenia. Dla inspektora UDT to dowód, że eksploatujący wie, jak bezpiecznie obsługiwać stację.
Wskazówka: jeśli producent rozdziela instrukcję obsługi i serwisową, warto zachować numerację 3.1 / 3.2 – zgodnie z zaleceniem.
4. Poświadczenie montażu
Potwierdzenie, że stacja została zainstalowana zgodnie z projektem i wymaganiami producenta. Powinien zawierać dane wykonawcy, numer uprawnień, datę oraz podpis.
Wskazówka: dokument ten często przygotowuje wykonawca instalacji – warto upewnić się, że zawiera odniesienie do konkretnego numeru stacji.
5. Pomiary elektryczne i kopie kwalifikacji
Zawierają protokoły z pomiary rezystancji uziemienia, izolacji, działania RCD, ciągłości przewodów ochronnych i inne.
Do tego należy dołączyć kopię uprawnień SEP osoby wykonującej pomiary.
Wskazówka: UDT opublikował szczegółowy przewodnik „Pomiary elektryczne stacji ładowania i sposoby ich dokumentowania”. Warto się nim kierować – dostępny jest na stronie urzędu.
6. Opis miejsca usytuowania
Krótki opis lokalizacji, adres, typ obiektu (parking podziemny, zewnętrzny, przy budynku), liczba stanowisk i informacja, czy stacja jest ogólnodostępna.
Wskazówka: dodaj zdjęcie poglądowe lub szkic sytuacyjny – ułatwia inspektorowi weryfikację.
7. Schemat zasilania
Schemat elektryczny od punktu przyłączenia do stacji ładowania – z zaznaczeniem zabezpieczeń, przekrojów kabli i punktów pomiarowych.
Wskazówka: schemat powinien być podpisany przez projektanta lub wykonawcę z uprawnieniami.
8. Protokół odbioru instalacji lub przyłącza
Potwierdza, że instalacja została wykonana zgodnie z projektem i normami. Jeśli inwestycja obejmuje również przyłącze, należy dołączyć osobny protokół od operatora sieci.
9. Opinia przeciwpożarowa
Dokument potwierdzający, że lokalizacja i wykonanie stacji spełnia wymagania ochrony przeciwpożarowej. Wydaje go rzeczoznawca lub właściwy organ PSP.
10. Zdjęcie tabliczki znamionowej
Fotografia z czytelnym numerem seryjnym, mocą, napięciem i nazwą producenta. Dzięki temu inspektor UDT może potwierdzić zgodność danych z deklaracją zgodności.
11. Zdjęcie urządzenia
Widok całej stacji w miejscu montażu. Zdjęcie pełni funkcję dokumentacyjną i potwierdza zakończenie prac.
Dobre praktyki przygotowania dokumentacji
- Numeracja i nazwy plików – każdy dokument nazwij dokładnie tak, jak w wytycznych UDT – z numerem i podkreśleniami zamiast spacji (np. 5.1.protokoly_el.pdf). To nie jest drobiazg – dzięki temu inspektor od razu odnajdzie właściwy plik.
- Format i czytelność – wszystkie pliki powinny być w formacie PDF, czytelne i skanowane w wysokiej rozdzielczości. Unikaj robienia zdjęć dokumentów telefonem.
- Podpisy i pieczęcie – brak podpisu lub pieczęci jest jednym z najczęstszych powodów odrzucenia dokumentacji. Zadbaj, aby każdy protokół i oświadczenie było podpisane i oznaczone datą.
- Spójność informacji – upewnij się, że nazwa urządzenia, jego numer seryjny i lokalizacja są zgodne we wszystkich dokumentach. Niezgodności budzą wątpliwości podczas weryfikacji.
- Archiwizacja – zachowuj wszystkie pliki w strukturze katalogów zgodnej z nazewnictwem UDT. Dzięki temu w przyszłości (np. podczas modernizacji) łatwo odnajdziesz dokumentację.
Praktyczny przebieg procesu badania UDT
- Złożenie wniosku przez portal eUDT wraz z kompletem dokumentów.
- Weryfikacja formalna – sprawdzenie kompletności i nazewnictwa plików.
- Wyznaczenie terminu badania technicznego.
- Wizja lokalna inspektora – oględziny, porównanie dokumentacji z rzeczywistością, ewentualne próby funkcjonalne.
- Wydanie protokołu z badania.
- Dopuszczenie stacji do eksploatacji.
Czas trwania całego procesu zależy w dużej mierze od jakości dokumentacji. W praktyce różnica między dobrze a źle przygotowanym wnioskiem może wynosić nawet 3–4 tygodnie.
Najczęstsze błędy w dokumentacji
- Brak numeracji i chaotyczne nazwy plików.
- Nieczytelne skany lub zdjęcia.
- Brak podpisów i pieczęci.
- Niezgodność danych między dokumentami (inne numery seryjne).
- Brak kopii kwalifikacji osoby wykonującej pomiary.
- Nieaktualne pomiary lub niepełny protokół.
Unikanie tych błędów to najszybszy sposób na skrócenie całego procesu.
Co zyskuje inwestor i wykonawca dzięki właściwej dokumentacji?
- Szybsze uruchomienie stacji.
- Brak konieczności dosyłania braków.
- Większa wiarygodność firmy wykonawczej.
- Bezproblemowa współpraca z UDT.
- Sprawniejsze planowanie inwestycji.
Dla inwestora to często różnica między stacją, która zarabia od przyszłego tygodnia, a taką, która czeka miesiąc na odbiór.
Rekomendacje wdrożeniowe
- Ustal w firmie standard folderów i nazewnictwa plików zgodny z listą UDT.
- Stwórz check-listę dokumentów do uzupełnienia przed złożeniem wniosku.
- Wyznacz osobę odpowiedzialną za kompletność dokumentacji.
- Zadbaj, by każdy projekt miał spójny zestaw plików od 1 do 11.
- Zarchiwizuj wszystko w chmurze i w wersji papierowej.
Warto też przeszkolić zespół wykonawców i projektantów, aby już na etapie montażu wiedzieli, które dokumenty będą później niezbędne.
Wnioski dla branży
Ujednolicenie sposobu przygotowania dokumentacji to naturalny etap dojrzewania rynku elektromobilności. Tak jak kilka lat temu standaryzowano procesy przy odbiorach instalacji PV, dziś to samo dzieje się w obszarze stacji ładowania.
Wprowadzenie spójnego nazewnictwa to nie tylko biurokratyczna zmiana. To realne usprawnienie – dla inwestorów, instalatorów i samych inspektorów. W perspektywie długofalowej taki standard pozwoli skrócić czas od zakończenia budowy do faktycznego uruchomienia stacji nawet o kilkadziesiąt procent.
Podsumowanie
Prawidłowo przygotowana dokumentacja to dziś jeden z kluczowych elementów sukcesu inwestycji w infrastrukturę ładowania. Ujednolicone nazewnictwo plików, kompletność załączników i czytelność dokumentów – to trzy filary, które decydują o tym, czy proces z UDT będzie trwał tydzień, czy miesiąc.
Zastosowanie wytycznych UDT nie wymaga dodatkowych nakładów – jedynie dobrej organizacji i świadomości procesu. Warto więc wdrożyć wewnętrzny standard i upewnić się, że każdy projekt kończy się pełnym pakietem dokumentacji gotowej do złożenia.
To drobna zmiana w codziennej pracy, która może znacząco przyspieszyć realizację inwestycji i zwiększyć zaufanie klientów do wykonawcy.